Una de las etapas importantes para toda empresa es su planificación estratégica, donde se analizan los puntos fuertes y débiles de la organización, como la empresa está en ese momento, lo que no se ha hecho y lo que necesita ser alineado para el próximo año.
 
Parte fundamental y que integra esa planificación es la Comunicación Interna, que contribuye directamente a que la empresa crezca de forma sostenible.
 
Por eso, hemos reunido algunos pasos para que su empresa cree un plan de comunicación interna para el próximo año, y así ver los resultados de un equipo comprometido y más productividad en el ambiente organizacional. ¿Vamos allá?
 

Análisis de la situación actual

Para empezar, es necesario analizar en qué etapa su empresa está. Por eso, puntue las áreas de la empresa y vea cómo fue el crecimiento de cada una.
 
En la Comunicación Interna, verifique los medios utilizados en las acciones dirigidas al público interno, y durante todo el año para comunicarse con el cuadro de funcionarios.
 
Es importante no olvidar ninguno y ver cuáles fueron los que más alcanzaron a las personas, que entregaron el mensaje con menos ruidos y los formatos que más llamaron la atención.
 
Más importante aún es verificar si a lo largo del año hubo conflictos internos por cuenta de la comunicación entre los colaboradores y departamentos. La comunicación interna es un área que no debe ser descuidada pues tiene efecto directo en la productividad y la colaboración dentro de la empresa.
 

Identificar las fallas

Una vez identificadas las fallas en esa área, es hora de repensar sobre los medios utilizados y cuál es la mejor forma de revertir esa situación.
 
Por ejemplo, si utiliza un mural de anuncios y no tiene mucho éxito en hacer que todos los empleados se enteren de estas advertencias, es hora de identificar los motivos.
 
El lugar donde el mural está ubicado es de fácil acceso? ¿Está en un lugar ocupado? ¿O el problema está siendo el lenguaje o el material utilizado en ese medio?
 
Este momento es crucial para definir lo que se dejará atrás y lo que se perfeccionará para tener un año con la comunicación interna alineada y eficaz.
 

Conocer el público

Usted necesita saber con quién está hablando. De la misma manera que el marketing trabaja para alcanzar una persona que es un potencial cliente, el equipo que cuida de la Comunicación Interna también debe tener sus personas bien definidas para que el receptor del mensaje consiga identificarse y entenderla.
 
Analice los perfiles, necesidades de cada uno, sus prácticas de consumo. Si sus colaboradores no tienen la costumbre de leer mucho, ya sabe que hacer textos grandes para comunicar algo no surtirá el mejor resultado.
 
Busque también entender cómo los empleados ven la empresa y la forma en que ésta se comunica con ellos. Busque identificar cómo la cultura de la empresa es percibida por los colaboradores. Todas estas informaciones orientarán el departamento de RRHH / Comunicación Interna / Marketing a adoptar prácticas cada vez más asertivas.
 

Alinear los objetivos

Después de que usted ya analizó el año que pasó, pudo ver los resultados y cuellos de botella, y sabe con quién desea hablar, lo que la empresa espera alcanzar a través de la comunicación interna?
 
¿Engañar a los colaboradores? ¿Alinea con la cultura de la empresa? Mantener informado a su equipo sobre todo lo que sucede?
 
Esta etapa es fundamental, pues sin un objetivo bien definido y claro de donde la empresa desea llegar, queda aún más difícil alcanzar algún resultado.
 

Planes de acción

Si la empresa ya sabe dónde desea llegar al trabajar mejor la comunicación para el público interno, es hora de puntualizar las acciones para alcanzar los objetivos definidos.
 
¿Cuáles prácticas los responsables de la Comunicación Interna deberán adoptar el próximo año? ¿Necesitarán el apoyo de otros departamentos? Producción de materiales? Eventos?
 
Pero quédate atento, pues tus acciones deben:
- Ser realistas, para que sean ejecutados;
- Tener plazo determinado;
- Ser mensurables, para que después los gestores consigan medir los resultados.

Cronograma

Monte un cronograma con todas las acciones para orientar el período de cada una de ellas, los responsables e involucrados, qué objetivos cada uno debe alcanzar y también los indicadores para cada acción.
 
El cronograma forma parte de la organización del plan para que todo ocurra como planificado y que todo el equipo al frente de la planificación permanezca alineado.
 

Seleccionar los indicadores

Para saber si lo que se está ejecutando está generando resultados positivos, es importante seleccionar indicadores que comprobar si el plan está presentando eficacia o no hasta el momento.
 
De esta forma, es posible identificar posibles fallas y ya corregirlas para encontrar las mejores formas de alcanzar los objetivos.
 
Usted puede trabajar con investigaciones internas (como formularios, por ejemplo), software que proporciona indicadores de su equipo, como niveles de productividad, retrabajos (que pueden ocurrir por comunicación con ruidos, donde los colegas no entienden muy bien los unos a los otros), participación en eventos y procesos de la empresa, fidelización de clientes (ya que ellos poseen una relación con parte de los colaboradores) ... todo para medir el nivel de asertividad de la comunicación interna.
 

¿Por qué planear la comunicación interna?

A través de un plan de comunicación interna bien estructurado y seguido a la ligera, una empresa puede alcanzar resultados significativos que hacen que la empresa crezca más.
 
La planificación de la comunicación interna se centra en los colaboradores, en cómo proporcionar una comunicación alineada con ellos y proporcionar un ambiente organizacional agradable, en el que ellos también tengan voz. Al proporcionar esto, la empresa gana a los empleados comprometidos con la cultura de la empresa, pues se sienten valorados y tienen sentido de pertenencia.
 
Además, un equipo comprometido trabaja juntos, colaborando unos con otros y también en ideas innovadoras creativas, proporcionando a la empresa nuevos insights y mejoras constantes.
 
Alineando la comunicación a través de un plano puede también disminuir los problemas de falta de comprensión y consecuentemente retrabajos en el equipo. Reduciendo los retrabajos, la productividad aumenta, resultando en trabajos finalizados con mayor calidad.
 
¿Su empresa ya ha hecho el plan de comunicación para comenzar el próximo año enfocándose en aquellos que ayudan a su empresa a crecer cada vez más? Reúna a su equipo ya los departamentos involucrados para pensar en cómo mejorar los procesos de comunicación dentro de su empresa!
 
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