Usted ya debe haber percibido que muchas empresas vienen apostando en diferentes modalidades de trabajo, con horarios más flexibles, trabajo remoto, entre otros.
 
Enfocando más específicamente en el trabajo remoto, o comúnmente conocido como home office, vemos que las empresas se adhieren a ese estilo de trabajo porque buena parte de los millennials, o generación Y (los que nacieron alrededor de la década de 80 y 90) demandan eso cuando buscan por empleo.
 
Hasta entonces vemos que todo bien, después de todo muchas empresas y principalmente startups ofrecen el home office, dando más énfasis en el cumplimiento de metas de qué horario de trabajo.
 
Pero en esas empresas que permiten el trabajo remoto para sus colaboradores, ¿cuál es la mejor forma de administrar proyectos y tareas, comunicación, análisis de productividad, para esos empleados?
 
Para tener una idea, el 89% de los profesionales en Brasil consideran importante que un ambiente de trabajo ideal tenga tecnologías que permiten a los colaboradores interactuar remotamente. El dato es de un estudio realizado por Dell e Intel, Future Workforce Study (Estudio sobre el futuro de la fuerza de trabajo).
 
En este post vamos a hablar de qué forma una herramienta colaborativa como la intranet puede favorecer y hacer esta modalidad de trabajo viable para cada vez más empresas.
 

Compartir archivos y documentos

Cuando todos los colaboradores trabajan juntos en el mismo lugar, ya puede ser difícil la organización y el intercambio de archivos y documentos, ¿verdad?
 
Ahora, para los empleados que no están en el mismo ambiente, es necesario un modo aún más simple, fácil y rápido de enviar y recibir documentos. De esta forma es posible optimizar la realización de tareas en el día a día.
 
En una intranet, los documentos importantes se pueden agregar y centralizar en un directorio, donde todos los usuarios (o sólo aquellos con permiso de acceso) pueden consultarlos y descargarlos. Esto está disponible en la nube, sin riesgos y muy accesible.
 

Comunicación fácil y eficiente

Mantener a los colaboradores remotos alineados con la empresa, su cultura y su equipo de trabajo es una tarea que debe realizarse con éxito para evitar conflictos futuros. ¿Pero como? Una buena comunicación, sin ruidos, es fundamental para cualquier empresa, aún más cuando se trabaja con personas en otros lugares.
 
La intranet, al ofrecer herramientas como chats y comunicados internos, deja mucho más práctica y rápida la comunicación entre los colaboradores. Los mensajes instantáneos evitan los flujos de correos electrónicos que pueden volverse extensos y confusos, además de presentar todo el historial de conversación.
 
También puede utilizar recursos como los hotsites para cada área de su empresa, o incluso los boletines a ser disparados a los usuarios directamente de la intranet, sin necesidad de utilizar otra plataforma. Así usted alcanza a su equipo de diferentes maneras, cada mensaje divulgado a través del recurso a que más se adecua, manteniendo todos alineados.
 

Gerencia de Proyectos

Imagine que su equipo está trabajando en un proyecto y hay entre los involucrados colaboradores trabajando de forma remota. ¿Cómo estas personas se quedarán actualizadas sobre el progreso del proyecto, todas las etapas y novedades?
 
Hay herramientas que posibilitan esa gestión de proyectos, en que toda la información queda centralizada con un fácil acceso. Así todos del equipo pueden consultar tareas a realizar, progreso de cada una de ellas, el resto de personas involucradas, además de indicadores importantes.
 
De esta forma, quien está fuera de la empresa logra acompañar cada etapa del proyecto, siendo notificado a cada nueva actualización, sin sufrir ningún daño por estar en otro local.
 

Automatización de flujos e integración de equipos

Los flujos internos que involucran más de un departamento en la empresa pueden tardar más tiempo que lo necesario si no se realizan de manera organizada.
 
Automatizar flujos internos permite que todos los involucrados estén actualizados en cuanto a las solicitudes, etapas, departamentos y cargos involucrados, además de un histórico de comentarios que centraliza toda la información en una sola página.
 
Para los empleados remotos, tener acceso a toda esta información en una sola página hace su trabajo sin complicaciones, ayudando en la productividad diaria.
 

Agenda compartida y colaborativa

Dependiendo de la empresa, los empleados que trabajan de forma remota pueden tener horarios más flexibles y diferentes del resto del equipo que trabaja en la empresa. A través de una herramienta de agenda compartida y colaborativa, además de crear eventos, notificar invitados y otras funcionalidades, es posible verificar la disponibilidad de cada colaborador.
 
Así usted puede invitar a los colaboradores remotos y los asistentes en la empresa para los acontecimientos, reuniones y videoconferencias a través de una agenda en la intranet. Esto permite que el organizador sepa que todos tienen sus horarios libres para el momento del evento, dejando a todos enterados sobre el evento programado.
 

Formación

No es necesario entrenar a su equipo apenas presencialmente. Permita que los colaboradores también reciban entrenamiento a través de la intranet, pues así los que trabajan en el hogar pueden también participar en entrenamientos y cursos.
 
Con una herramienta de e-learning usted ofrece videos, contenido en texto, además de pruebas para que los usuarios estudien y consigan un certificado al final del entrenamiento. El e-learning es otro tema que merece atención en las empresas, y ya hablamos de él aquí en el blog.
 
Proporcionar la capacitación de los colaboradores es invertir en la propia empresa, aumentando las posibilidades de crecer de manera sostenible. Piense así: al hacer esto, usted valora al empleado, muestra que cree en su potencial. Y esa inversión lleva a su empresa a tener más colaboradores comprometidos, que eligen quedarse con usted y crecer juntos.
 

Movilidad

No sólo en el ordenador, pero tener acceso a su intranet en dispositivos móviles facilita aún más todo el equipo, principalmente los que están fuera del lugar de la empresa.
 
Con el smartphone o la tableta, el colaborador se actualiza sobre los compromisos, tareas, nuevas actualizaciones, además de tener a disposición el chat corporativo, que posibilita una comunicación eficiente para resolver cuestiones más rápidas y urgentes.
 

Comunicación, colaboración y productividad a distancia

Consideramos estos tres puntos esenciales para una intranet tener éxito y proporcionar a la empresa los resultados esperados.
 
E incluso en el trabajo remoto una intranet logra fomentar la comunicación, colaboración y productividad a través de sus herramientas integradas.
 
Para la comunicación interna, chat, comunicados internos, boletines, noticias, advertencias .. son varias las herramientas que los gestores pueden utilizar para mantener la comunicación alineada con todos sus dirigidos, estén trabajando lado a lado o no.
 
No subestime la importancia de la comunicación bien alineada en el ambiente organizacional, aún más con personas trabajando remotamente. Un equipo que trabaja en sincronía logra producir más y con calidad. Es decir, contribuye también a los otros dos pilares.
 
Para los empleados remotos, la intranet permite la colaboración con el resto del equipo de una manera mucho más fácil, así como el equipo también colaborar con ellos.
 
En el caso de que se produzca un cambio en la calidad de la información, se debe tener en cuenta que, en el caso de las empresas,
 
La productividad en el trabajo remoto es posible, sí! Por supuesto, para lograr esto, la empresa debe hacer su parte y ofrecer herramientas adecuadas para que este trabajo sea desarrollado de la mejor manera.
 
Pues, como vimos, la intranet y sus herramientas permiten que el colaborador remoto esté conectado a todo lo que sucede en la empresa, sólo con unos clics y una conexión a internet.
 
Centralizar esta gama de herramientas hace la diferencia cuando se desea aumentar la productividad del equipo, ya que ayuda a disminuir conflictos, pérdida de documentos, retrabajos, resultando en mayor organización.
 
Conclusión
Su empresa ofrece a los empleados la modalidad de trabajo remoto? ¿O quiere empezar a ofrecer? Si es así, ahora ya sabe que una intranet puede ayudar a integrar a todos los colaboradores, ya estén en la misma oficina o en diferentes ubicaciones.
 
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