La comunicación permite que las relaciones ocurran. En las empresas esto no podría ser diferente, y es fundamental que las organizaciones den la debida importancia a los procesos que involucran la comunicación interna.
 
La encuesta estatal del sector de 2017, realizada mundialmente por la agencia Gatehouse, apunta que el 84% de los encuestados hoy piensa que la comunicación interna tiene un propósito claro en sus empresas.
 
Esto quiere decir que, después de algunos años, muchos empresarios y gestores alrededor del mundo están empezando a identificar la relevancia de proponer una comunicación interna estructurada en sus organizaciones.
 

¿Por qué es realmente importante invertir en comunicación interna?

Imagine una empresa con 50 empleados, divididos en sus departamentos. ¿Cómo se comunican? ¿Cómo las personas de un sector intercambian información con los colegas de otro?
 
Trabajar la comunicación interna en una organización se refiere a analizar y mejorar los procesos de intercambio de información entre los empleados. Y eso es extremadamente importante para el buen funcionamiento de todos los departamentos.
 
Todo el cuadro de empleados es impactado, ya sea la comunicación de la empresa buena o mala. Pero suponemos que usted no quiere que su equipo sea perjudicado, comprometiendo el resto de la empresa, correcto?
 

Productividad

La empresa que desea tener colaboradores productivos y enfocados debe ofrecer un ambiente que favorezca esto.
 
Ahora, los empleados que no pueden comunicarse tienden a confundirse en cuanto a sus actividades. Si los gestores tienen dificultades para comunicar responsabilidades, información y deberes al equipo, en consecuencia habrá personas que dejan de realizar tareas, o ejecutándose de manera equivocada, lo que también acarreará retrabajos.
 
Esto muestra que departamentos, equipos y colaboradores que no tienen una comunicación clara y fluida tienden a ser menos productivos.
compromiso
 
Colaboradores felices y comprometidos presentan diversos beneficios para una empresa, y motivar e involucrar a los equipos promueve ese compromiso. Las investigaciones apuntan que los colaboradores comprometidos presentan desempeños mejores, además de menos rotatividad.
 
La comunicación interna afecta directamente a ese compromiso de los empleados. ¿Sabes porque? Ellos quieren conocer la empresa en que trabajan, ser comunicados sobre novedades y cambios, sentirse parte de la organización, además de tener voz para opiniones y sugerencias.
 
Hoy en día son innumerables las técnicas y herramientas que posibilitan una comunicación que ofrece participación al colaborador. Esta participación acarrea en compromiso y retención de los colaboradores, que creen en la misión de la empresa y se empeñan en desarrollarla.
colaboración
 
Promover una comunicación clara entre los empleados fomenta una mayor colaboración entre ellos, y esta colaboración puede verse de diversas maneras. Por ejemplo:
 

- Ayuda mutua: esto ayuda tanto a los empleados antiguos como a los nuevos. Se ayudan en las actividades diarias, desde las más simples hasta las complejas, evitando así errores y retrabajos, principalmente en los procesos de onboarding de las empresas;

 

 
ONBOARDING: Simplificando, es un proceso estructurado donde los nuevos colaboradores son introducidos en la cultura de la empresa, luego en los primeros días, conociendo a fondo su propósito. 
 

 

- Ideas innovadoras y creativas: cuando se juntan varias personas, principalmente de sectores diferentes, cada uno con su experiencia y conocimiento, nuevas ideas se generan, llevando a las excelentes ideas que pueden solucionar problemas y optimizar toda la empresa;

Mejores resultados: uniendo los dos puntos arriba, la organización logra resultados mejores y un crecimiento mucho más rápido y notable.

 
Toda esta promoción de formas colaborativas de actuar en el ambiente de trabajo involucra a los colaboradores, retiene talentos, y construye la imagen de la empresa como una gran marca empleadora.
 
Hablamos de eso en un post sobre Employer Branding.

 

Barreras

Como se ve, invertir en comunicación interna es un requisito importante para que la empresa continúe creciendo de forma sostenible.
 
En la investigación realizada por Gatehouse mencionada al inicio del texto, entre los varios tópicos planteados, se presentan las principales barreras que las empresas de diversos segmentos y portes se enfrentan para hacer su comunicación interna un éxito, incluso con el aumento del número de organizaciones que entienden el propósito de invertir en el área.
 
Elencamos y detallamos algunos de los puntos levantados en la investigación, mostrando cómo esas barreras afectan a las empresas y qué gestores pueden hacer para superar los conflictos causados. ¿Cuáles son:
 

Falta de habilidades de comunicación en los gestores

Un buen equipo necesita un buen liderazgo. Y uno de los puntos de un buen líder es la capacidad de mantener la comunicación alineada con su equipo de trabajo. Fomentar esta alineación debe ser tarea del gestor.
 
La comunicación trae claridad y facilidad en la rutina de la empresa, y los responsables deben saber comunicarse y también escuchar a sus líderes, ofreciendo oportunidades para que tengan voz en el ambiente organizacional. Además, mantener un diálogo abierto entre el equipo fomentar y fortalecer el compromiso de los involucrados.
 

Falta de participación en decisiones estratégicas

Este punto se refiere a la participación de la función de la comunicación interna en las decisiones estratégicas de la empresa.
 
Muchas empresas hoy en día todavía no entienden cómo el mantenimiento de una comunicación alineada hace mucha diferencia en el ambiente de trabajo, impactando en el compromiso y productividad de los colaboradores.
 
Peter Drucker dice que el 60% de los problemas administrativos de las empresas resulta de una mala comunicación interna. Es decir, si su empresa está enfrentando problemas en cualquier sector, trate de analizar cómo los involucrados se han comunicado, cuáles son los medios y técnicas utilizadas, y la frecuencia de esa comunicación.
 
Hemos hecho un post puntuando algunos perjuicios que su empresa puede tener por no estar invirtiendo en comunicación interna. Ver aquí si algunos de estos mensajes están presentes en su entorno corporativo.
 

Falta de recursos dentro del equipo de comunicación interna

Ofrecer las herramientas y técnicas adecuadas para cualquier equipo proporciona mucho más preparación y capacitación para realizar las tareas y también solucionar conflictos que puedan aparecer.
 
Entre estas herramientas debe haber al menos una que facilite y haga más eficaz la comunicación interna entre los colaboradores y departamentos. Imagine cuánta confusión ocurre en las empresas simplemente por mal entendidos en la comunicación entre los empleados.
 
Hoy existen varios canales que promueven una comunicación clara en los ambientes corporativos, y que optimizan la organización y gestión de informaciones. Algunas opciones son intranet, TV corporativa, Redes Sociales Corporativas, Chats internos, entre otros.

 

Dificultad de alcanzar colaboradores

La falta de recursos mencionada anteriormente ocasiona dificultades para alcanzar a los colaboradores de la empresa.
 
Piense en su empresa hoy: todos los colaboradores son alcanzados por los informes, comunicados? Si hay una dificultad de alcance puede ser que la comunicación esté desalineada, por eso es preciso estar atento para identificar dónde están los cuellos de botella que dejan a los empleados sin información e incluso perdidos en los flujos de la empresa.
 
Estas fallas no ocurren sólo en la comunicación entre dos individuos, sino también en la asignación de las informaciones que deben ser destinadas a un número mayor de colaboradores. El acceso a esta información es fácil? ¿Todos pueden ser notificados sin pérdidas en la información?
 

Falta de apoyo de los líderes

Si los gestores no dan importancia a la comunicación interna y no demuestran lo importante que es tener esa área alineada en la empresa, no espere algo diferente de los liderados.
 
Es evidente que los colaboradores pro activos pueden identificar fallas y reportar a los gestores, proponiendo soluciones ... pero ese tipo de empleado no tiene interés en quedarse (y generalmente no queda) en una empresa que no valora la comunicación y no ofrece ese tipo de participación de los empleados . Según
Ultimate Software, el 75% de los empleados quedaría más tiempo en una organización donde sus intereses son oídos.
 
Los responsables deben dar soporte, pues así no sólo estarán optimizando toda la empresa con una comunicación asertiva pero, como ya se ha dicho, logrará atraer y retener los talentos que su empresa necesita para crecer cada vez más.

 

Falta de claridad sobre la estrategia organizacional

La forma en que las personas se comunican dentro de una empresa, ya sea de manera vertical u horizontal, es reflejo de la cultura de la empresa, que sirve de base para las estrategias que la organización aplica en el día a día.
 
La desconfianza de esta cultura y la forma en que los flujos de trabajo se realizan perjudican la comunicación interna por no haber percepción por parte de los empleados de cómo funciona la empresa, lo que valora y lo que busca alcanzar.
 
Un punto bastante comentado en grandes empresas por los profesionales de RRHH y la gestión de personas es el ya mencionado proceso de onboarding.
 
En este proceso los colaboradores pueden conocer la estrategia organizacional de la empresa, y eso contribuye fuertemente al compromiso del equipo en los valores y misión de la empresa. En consecuencia, entienden cómo la empresa ejecuta la comunicación interna, haciendo que estos procesos sean mucho más claros para todos.
 

Equipo desengajado

Este punto aparece nuevamente, ahora comprobado por la investigación de Gatehouse. Un equipo que no está comprometido es realmente una barrera para que la comunicación interna en su empresa fluya.
 
Si los empleados están desajustados con la empresa, no tienen ganas de estar allí, lo que les deja cada vez más lejos de ser pro activos y realizar sus tareas con máxima excelencia.
 
Sin el interés de trabajar basado en el propósito de la empresa ni entender cómo funcionan los procesos, no hay tampoco el esfuerzo de promover una comunicación clara con sus colegas.
 

Falta de calidad de los canales de comunicación interna

Si la falta de recursos deja la mala comunicación, el uso de canales de baja calidad no será diferente.
 
No importa si la empresa utiliza el canal más conocido, o el más renombrado entre las grandes empresas. Es necesario entender la cultura de su organización y cuáles los canales que realmente tendrán éxito en alcanzar y entregar el mensaje a los colaboradores.
 
Pero recuerde que sólo un buen canal de comunicación interna no solucionará sus problemas. Para perfeccionar esto en las empresas es importante atreverse a la herramienta buenos gestores, preparados y capacitados para esa posición (ya hablamos en el tópico 1 que un buen líder sabe comunicarse y enseñar a su equipo a hacer eso), además un plan de comunicación interna bien estructurado .
 

Falta de habilidades en el equipo de comunicación interna

Por hablar en plan de comunicación, quien debe ser responsable de esa planificación es el equipo que administra esa área en la empresa.
 
Sabemos que buenos profesionales son aquellos cualificados y que poseen la experiencia del área, pero es papel de la empresa también proporcionar más conocimiento y oportunidades de crecimiento personal y profesional a los colaboradores.
 
Fomentar esto en el área de la CI ayuda a perfeccionar los procesos de comunicación en la empresa, a fin de presentar e implementar soluciones. Recuerde que estos procesos involucra a personas, y ellas están en constante desarrollo, y hay que acompañarlas y estar atento a las transformaciones y novedades que pueden surgir para que los cuellos de botella puedan ser previstos y resueltos tan pronto como sea posible.
 
Por eso, un equipo bien entrenado y capacitado conseguirá promover procesos de comunicación que beneficien a toda la corporación.
 

Conclusión

Como ya se ha dicho, los procesos involucrando comunicación interna en las empresas necesitan ser siempre actualizados y atentos a los involucrados.
 
Preste atención a los comportamientos de los gestores y habilidades del equipo responsable, a los conflictos que surgen por cuenta de canales débiles y poco asertivos, a los colaboradores y cómo fluye la comunicación en la empresa.
 
Evalúe la comunicación interna de su organización analizando las barreras citadas en este artículo. Cuanto antes los responsables miren al área de CI y proponen innovaciones y mejoras, más rápido y sostenible será el desarrollo de la empresa.
 
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