Sabemos que cuando se empieza a utilizar una nueva herramienta en nuestro día a día, toma tiempo para adaptarse, conocer todas las funcionalidades y explorar lo mejor que puede ofrecernos.
 
A la hora de contratar una intranet en su empresa, es fundamental planificar ese proceso de elección y contratación, para que la plataforma elegida sea la que más se adecua a su sector, su equipo de colaboradores, a la cultura de la empresa.
 
Una herramienta que no encaja en el perfil de su empresa y no atiende a sus necesidades traerá dolor de cabeza y pérdida financiera. No es lo que su empresa desea, ¿verdad?
 
Para ayudarte, hemos indicado 7 pasos importantes de seguir a la hora de optar y contratar una intranet para tu organización. ¿Vamos allá?
 

1) Conozca sus objetivos

Si desea utilizar una intranet en su empresa, probablemente ha optado por esta plataforma para solucionar algún problema o agilizar el rendimiento de su equipo, ¿no? Entonces el primer paso es tener bien alineado cuáles son los objetivos que la empresa desea alcanzar.
 
Cada empresa y sector tienen sus especificidades, por eso usted debe observar su empresa, sus colaboradores, clientes, para que así pueda trazar objetivos concretos y esenciales para su empresa crecer.
 
Conocer y alinear sus objetivos le ayudará a elegir un servicio adecuado para sus necesidades, haciendo de su elección un acierto!
 

2) Entrenamiento y adaptación

Hablamos que las novedades traen un período de adaptación, y eso es normal. Por lo tanto, al contratar una intranet, asegúrese de asegurarse de que todos los empleados recibir formación de cómo utilizar la plataforma.
 
Usted puede incluso pensar que esto obstaculizará el flujo de trabajo o que llevaría un tiempo innecesario, pero tenga en cuenta que un entrenamiento proporcionará en el futuro una mejor utilización y dominio de la plataforma, lo que disminuirá los errores y retrabajos, generando buenos resultados para la de la empresa.
 

3) Conociendo las herramientas

Una intranet completa trae varias herramientas que buscan facilitar la comunicación interna de una empresa y optimizar la rutina de trabajo.
 
Cada una de ellas posee sus funcionalidades, desde más simples hasta más complejas y completas, que exigen más dedicación. Por eso, conozca las herramientas disponibles, haga pruebas para entender cómo funcionan, y así aproveche totalmente sus ventajas.
 

4) Identificación de posibles problemas

Incluso con varias herramientas disponibles, puede que la novedad no contemple totalmente ninguna de las necesidades de su empresa.
 
Pero no te asustes pensando que la intranet fue una mala idea. Muchos proveedores de este servicio ofrecen la opción de personalizar su intranet para satisfacer los requisitos y los flujos de su empresa.
 
Identificar las faltas y personalizar su plataforma para tener una mejor gestión interna de su empresa.
 

5) Migración al nuevo sistema

Algunas informaciones, archivos y flujos necesitarán ser transferidos a su nuevo sistema de intranet, lo que requerirá un período para esa "reforma".
 
¿Qué puedes hacer mientras tanto? Aproveche este período para que su equipo de colaboradores se familiarice con la nueva plataforma, adaptándose al sistema, pudiendo comparar semejanzas y diferencias entre lo nuevo y lo anterior.
 
De esta forma, ellos también podrán ver que la empresa está creciendo y buscando cambiar siempre para mejor.
 

6) Inducir el uso del equipo

Para que la implementación y el uso de la intranet sean un éxito en la empresa, contribuyendo a alcanzar aquellos objetivos definidos al inicio del proceso, los colaboradores necesitan utilizarla.
 
Recuerde: para que ellos utilicen, la plataforma debe satisfacer sus necesidades, ser constantemente actualizada con información y contenidos relevantes para la empresa, además de ser un espacio de colaboración, diseño agradable, y facilidad de uso y navegación.
 
No se puede separar el éxito de la intranet de su uso por los colaboradores. Si su equipo se interesa y ver que la plataforma atiende a las necesidades del día a día, usted está en el camino correcto. Usted puede ver en este post algunos consejos de cómo atraer a sus colaboradores a la intranet.
 

7) Tenga un buen soporte

Busque también las empresas que proporcionan un servicio de soporte asequible y que le atiendan fácilmente.
 
Un buen soporte estará disponible para ayudar a su empresa si tiene alguna necesidad o problema en su intranet. Si está contratando un servicio de intranet que no tiene teléfono o SLA de fácil acceso, mejor repensar su elección.
 

Conclusión

Contratar una intranet no es algo del día para la noche. Una planificación es importante para que su implementación sea un éxito desde el inicio de la contratación.
 
Siguiendo los pasos anteriores puede tener un proceso de contratación eficiente para elegir la plataforma que satisfará las necesidades de su empresa, generando resultados positivos.
 
Además, busque, analice, realice una prueba de alguna herramienta o solicite incluso una demostración de la intranet que desea contratar.
 
¿Todavía quiere saber cómo una intranet ofrece soluciones para su empresa? Descargue nuestra guía y vea cómo puede mejorar su escritorio.